Muito se fala sobre produtividade no trabalho.
Você já se encontrou, no final de um dia, com aquela sensação de que necessitava ter mais tempo para terminar suas tarefas?
Vale se questionar: será que é preciso ter mais horas na jornada de trabalho, ou é necessário gerenciar melhor o tempo que tem?
Gosto de pensar que é a segunda opção!
Por isso apresento, abaixo, algumas ideias sobre a produtividade no trabalho. Ou seja: fazer mais em menos tempo.
Como você pode ganhar tempo nas tarefas do dia-a-dia para alcançar seus objetivos?
Existem hábitos gerais de produtividade no trabalho, que servem para todos os profissionais.
Vem comigo que tenho algumas dicas:
Aumente a produtividade fazendo listas
No início da jornada de trabalho, a primeira dica é fazer uma lista com tudo o que você pretende fazer.
Separar alguns minutos de cada manhã ajuda a economizar horas de tempo perdido ou de esforço fragmentado ao longo do dia.
Por isso, anote tudo que pretende fazer e tenha consciência do que precisa fazer.
Organize o tempo de dedicação em cada tarefa
Determine quanto tempo vai dedicar em cada atividade.
Cronometrar o tempo ajuda a evitar distrações, e também contribui para que você tenha maior noção sobre o tempo que cada atividade requer.
Outra dica é usar a técnica Pomodoro para maximizar o seu tempo e a eficiência do seu trabalho.
A técnica Pomodoro consiste em uma metodologia de gerenciamento de tempo que encoraja as pessoas a trabalhar com o tempo que elas têm – e não contra ele.
Um cronômetro é utilizado para dividir o dia de trabalho em pedaços de 25 minutos separados por intervalos de cinco minutos.
A importância da pausa
É natural pensar que você deve permanecer preso à sua mesa por horas para fazer seu trabalho de maneira produtiva.
Contudo, se você não fizer pausas, provavelmente irá diminuir sua produtividade no trabalho em vez de aumentá-la.
E lembre-se: verificar redes sociais ou e-mails a cada cinco minutos não contam como pausas produtivas.
Uma dica é desconectar-se por pelo menos 15 a 20 minutos depois de cada bloco de 60 a 90 minutos de trabalho.
Sessões de trabalho de 60 a 90 minutos são as mais sensatas porque esse é o tempo durante o qual seu cérebro pode ficar focado em uma só tarefa.
Você não precisa seguir esses tempos à risca.
A ideia principal é organizar o seu trabalho em blocos, reservando alguns minutos para pausas.
Inicie tarefas mais difíceis
Você sabe ordenar ou sabe por onde começar o seu trabalho?
Uma dica de produtividade simples e que funciona muito bem é começar a fazer as tarefas por aquelas que você menos gosta e também pelas que dão mais trabalho.
Conforme você vai tirando as atividades mais complexas e não prazerosas da frente, vai ficando cada vez mais motivado.
E, no fim do dia, quando você já tem menos energia, restam apenas as ações mais simples e que dão mais prazer para você.
Faça reuniões somente quando necessário
Nada pior que reuniões intermináveis, com gente falando mais do que deveria ou trazendo informações desnecessárias.
Um dos grandes problemas das reuniões é seu caráter, às vezes, muito formal, quando se quer, na verdade, apenas alinhar algumas informações rapidamente e tocar a vida.
Uma solução para isso é verificar o que pode ser resolvido por e-mail ou por reunião rápidas (de pé).
Ao adotar as reuniões de pé, a tendência é que os encontros sejam mais breves e produtivos.
Vale, também determinar um tempo exato para cada pessoa falar (2 ou 3 minutos, por exemplo)
Dessa forma, todos serão objetivos, as informações necessárias serão trocadas e rapidamente todos voltarão ao trabalho.
Determine quando serão feitas as atividades individuais
Imagine que você precisa fazer aquele planejamento e deseja se concentrar profundamente nessa tarefa.
Mas não tem jeito: as notificações surgem no WhatsApp, no Slack e na caixa de e-mail, as pessoas ligam para você, uma reunião é marcada no meio do seu dia.
Defina um dia da semana, por exemplo, quinta-feira, para bloquear a agenda e lembre-se de informar o restante do time para não ser incomodado, caso não seja uma decisão coletiva.
Alinhamento semanal da equipe
Criar uma rotina de alinhamento de trabalho com reuniões semanais na empresa pode parecer chato e burocrático, mas é um dos hábitos de produtividade mais usados nas empresas.
O Asana e o Trello são exemplos de grande sucesso.
Dessa forma, a semana já começa com todos sabendo o que cada um vai fazer e quando.
E, se alguém precisa trancar a agenda, os outros sabem o porquê e respeitam isso.
O time se torna mais unido e se organiza para que todos possam usar melhor o próprio tempo e o dos colegas.
Reveja sua lista
Seu dia está terminando!
Hora de ir para casa ou, para quem trabalha home office, de desligar o computador.
Mas, antes disso, reveja aquela lista de tarefas que você fez de manhã.
Risque o que foi completado e passe o que ainda precisa ser feito para amanhã. Organize sua agenda e depois se esqueça dela.
Esvazie seu cérebro dessas preocupações e só volte a encontrar com elas no dia seguinte, para começar sua jornada já com tudo esquematizado.
Use a tecnologia
Em vez de anotar suas listas em papéis, você também pode contar com a tecnologia para se organizar melhor.
Uma dica é usar um organizador de projetos como o Asana, que ajuda a visualizar suas tarefas.
Além dessa, mais conhecida, há várias outras opções, como Trello, Notion, Bitrix24 e Monday.
As ferramentas tecnológicas contribuem para a automação de processos, reduzindo o índice de trabalhos burocráticos e repetitivos.
Pratique exercícios
É importante manter uma rotina de atividade física.
Os exercícios estimulam o cérebro e liberam hormônios que auxiliam no aumento da memória, da concentração e ainda reduzem o estresse.
Para complementar, mantenha uma alimentação saudável para ajudar a “turbinar” o cérebro.
Peixes, nozes, grãos e folhas verdes auxiliam a circulação sanguínea e a memória.
Como você pôde perceber, ao adotar medidas simples, é possível aumentar a produtividade e a eficiência durante o trabalho.
O que acha de colocar as dicas em prática ainda hoje e conferir esse resultado?
Depois nos conte o que achou!
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