Como fazer uma reunião valer a pena

Todo mundo que já passou por uma reunião sabe que a maioria delas é motivo de insatisfação geral na firma – e nem é preciso fazer uma enquete para comprovar que as estatísticas estão a favor da falta de paciência geral com esse tipo de evento corporativo.

Basta olhar os itens que engrossam o coro de que, para muitas pessoas, e em muitos casos, a reunião não passa de uma grande perda de tempo:

• Falta objetividade no tema, com participantes que falam desde a época em que trabalhavam vendendo enciclopédia de porta em porta até a saúde do tataravô do vizinho do primo;
• Falta uma meta clara para a reunião – e, assim, todo mundo para o que está fazendo para se reunir sem saber qual é o real motivo de estarem lá;
• Às vezes, é preciso se deslocar fisicamente por uma distância imensa, ter custos de transporte, perder horas de trabalho para ouvir, dentre outras coisas, sobre a saúde do tataravô do vizinho do primo;
• E, a cereja do bolo: todo esforço, inclusive o de interromper uma atividade por vezes importante, para que o tema central da reunião seja algo que poderia ser facilmente resolvido… por e-mail.

Não vamos seguir com essa lista para não te frustrar ainda mais, já que o nosso objetivo, aqui, é completamente outro: te falar que existe solução para reuniões que não só sejam efetivas como, também, prazerosas.

Afinal, quem disse que não podemos nos divertir enquanto trabalhamos? Reuniões bacanas, que acabam com essa lista infindável de coisas ruins, são possíveis e podem trazer até mais motivação para seu trabalho, seja você funcionário ou dono da empresa.

Como é possível fazer uma boa reunião?

A palavra-chave é “foco”. Sabendo exatamente o que vai ser dito na reunião, e em quais termos, o responsável por ela já sai da sala com alguns pontos de vantagem. Na hora de ter a equipe reunida para as discussões, esse foco deve ser mantido.

Não é necessário que a reunião vire sempre um encontro formal, principalmente em iniciativas (como as startups) em que as pessoas gostam de tratar de vários assuntos de modo descontraído. Mas é preciso, pelo menos, ter uma pauta, mesmo que ela seja:

Primeiros cinco minutos: espaço aberto para falar do tataravô do vizinho do primo.

Seis a vinte minutos: explanação dos motivos pelos quais a reunião está sendo feita, dando já algumas possíveis dicas ou soluções e abrindo para votos, sugestões ou perguntas.

Vinte e um a trinta minutos: dúvidas, explanações complementares, discussão de soluções.

Trinta e um minutos: sugerir que os próximos passos sejam acordados por e-mail até uma próxima reunião.

Esse, claro, é apenas um exemplo – e pode estar longe de se aplicar no seu modelo de negócios. Contudo, ele serve para mostrar que é preciso estimar o tempo que as pessoas vão gastar na reunião e ter transparência quanto ao cumprimento do prazo.

Se a reunião estava prevista para durar meia hora, não faça dela um evento de um dia todo.

Uma das coisas que você vai precisar interiorizar para fazer as reuniões valerem a pena, principalmente se forem sugeridas por você, é justamente o respeito ao tempo e à atenção das pessoas. Não tome mais do que elas podem dar – e poupe as pessoas que estão super apertadas de participar da reunião dessa semana, por exemplo.

E, principalmente, não faça reuniões desnecessárias!

Lembra da cereja do bolo ali em cima?

Se o tema que você quer tratar pode ser conversado e formalizado por e-mail, ou é tão simples que duraria o intervalo do café, não peça uma reunião: peça pela atenção a um e-mail ou uma conversa rápida no corredor.

Ninguém vai ficar feliz em ter que sair do que quer que esteja fazendo para ouvir ladainhas em uma sala cheia de pessoas, e é exatamente por isso que a maioria das reuniões não surte o menor efeito: com pessoas desinteressadas na audiência, como a empresa pretende tomar decisões acertadas?

Aliás, substituir a reunião por uma troca prioritária de e-mails te dá justificativa para cobrar atenção do time envolvido em determinada tarefa, assim como também te dá espaço para cobrar respostas de clientes, fornecedores e colegas. Afinal, se o tema é de importância para que você converse sobre ele com outras pessoas, o mínimo que elas podem fazer é dar alguma atenção – em horários escolhidos por elas – para responder a suas ideias ou questionamentos.

Tem e-book Profissa sobre isso!

Mas tudo o que falamos aqui é apenas a ponta do iceberg: fazer uma reunião valer a pena vai te exigir treino, habilidade e muito jogo de cintura.

Os benefícios da boa reunião são muitos, mas isso não quer dizer que construir uma boa dinâmica seja algo que você vai fazer da noite para o dia.

Calma, não se preocupe: como sempre, estamos do seu lado para diminuir consideravelmente seu tempo entre as reuniões chatas e as legais e muito produtivas. Fizemos um e-book completo com dicas e sugestões para agir, daqui pra frente, em prol de momentos de pura criatividade e motivação entre equipes.

Dizem que se conselho fosse bom ninguém dava, mas nós dizemos que estão todos enganados! Toma aqui nosso e-book gratuito para mudar sua percepção sobre o modo de fazer e participar de reuniões.

Depois conta pra gente o que achou e se as dicas foram realmente úteis para suas incursões corporativas a portas fechadas.

(Mas não precisa marcar reunião pra isso, não! Pode mandar um e-mail, ou comentar nas nossas redes sociais, que a gente inicia nossa conversa virtual em tempo real! Bem mais assertivo – e interessante – do que aguardar pelo longínquo dia em que todos os interessados terão o mesmo dia, a mesma hora e os mesmos objetivos para participar de uma reunião…)