Depois que o mês de novembro chega, o ano está a um suspiro de acabar. Ao mesmo tempo que entramos no clima de celebrações e festas, quando o assunto são nossas pendências, o sentimento não é muito parecido com empolgação.

É algo mais próximo do desespero.

Por isso, é hora de organizar suas tarefas para que seja possível concluir o ano de forma mais leve e satisfatória. Enquanto isso, é possível também pensar em ter um começo de 2023 mais inspirador e motivador.

Por mais que pareça uma tarefa difícil, ela é possível. Tanto no que se refere a concluir o ano com metas cumpridas, quanto em começar o próximo com bom ritmo.

Assim, é importante possuir formas, meios e até ferramentas capazes de nos ajudar na organização e no planejamento, para concluir o 2022 com chave de ouro e começar 2023 com o pé direito.

Organização e Planejamento de pendências, entregas e tarefas no fim de ano

Tenho certeza que, nessa época, você bem que queria que tivesse mais um dia útil para conseguir fazer tudo que precisa. Mas posso te garantir que isso não resolveria nada, porque você também arrumaria mais coisas para fazer e continuaria atolado.

Assim, a organização entra aqui como uma chave importante para te ajudar a priorizar e visualizar o que precisa ser feito.

1 Organização é a alma do negócio!

Começar com listas pode ser um pontapé inicial ótimo para essa etapa. Nela você pode escrever absolutamente tudo, desde tarefas rotineiras como responder e-mails pendentes quanto entregar projetos concluídos.

Uma dica importante é criar uma lista para seu trabalho e uma para sua vida pessoal.

Ainda que você possa intercalar certas tarefas, conforme o seu trabalho lhe permita, misturá-las numa única lista só vai te levar a um resultado: caos.

E isso está longe de ser seu objetivo, eu bem sei. Parte de conseguir organizar, é também conseguir identificar as tarefas como sendo sua ou do seu trabalho.

2 Analisar prioridades e realinhar prazos

Com sua lista pronta, é possível que você consiga estabelecer o grau de urgência ou prioridade de cada demanda.

Ou seja, você consegue analisar, de antemão, o que realmente precisa ser feito hoje, semana que vem ou no mês que vem. Até mesmo uma tarefa reagendável para o começo do ano fica mais fácil de ser identificada.

Nesse ponto, você consegue perceber também se o tempo que tem disponível será suficiente para todas as demandas.

Se for, maravilhoso. Caso contrário, avalie quais demandas podem ter seus prazos renegociados com a equipe, liderança ou cliente.

Sempre haverá na pauta atividades que não são prioritárias e que você pode remanejar e executar em um prazo mais confortável.

Por essa razão, é também importante saber:

3 Dizer não e delegar funções e tarefas

Atente-se para não sair aceitando novas demandas e tornar o fim de ano ainda mais corrido e atarefado.

Em muitos casos, aceitamos novas tarefas mesmo quando as que precisamos executar já superam a nossa capacidade dentro do tempo disponível.

Aqui entra também nossa capacidade de delegar tarefas. É muito fácil querer abraçar e ser responsável por todas as etapas de um projeto ou atividade, mesmo quando isso torna inviável a entrega dentro do prazo ou trabalhar com qualidade.

Por isso, separe as funções, tarefas e atividades que apenas você pode e precisa fazer e aceite, peça ajuda e delegue tudo que for possível.

4 Mais uma reunião? Não, obrigada!

Sabemos que ainda existe um número muito grande de reuniões que poderiam ter sido um e-mail.

Mesmo que essa ainda seja a cultura no seu ambiente de trabalho, dizer não para esses eventos para dedicar-se às tarefas, é essencial.

Mesmo que seja necessário você deixar claro que a demanda não cabe na sua agenda ou que pode ser resolvida de outro modo, vale muito dar o primeiro passo para essa nova mentalidade de equipe.

5 Expediente interno e externo

Caso seu trabalho inclua atendimento ao público ou aos clientes, é importante ter um tempo dedicado às tarefas internas do seu trabalho.

As pausas corriqueiras para atender o cliente são importantes, mas tomam tempo.

Por isso, sempre que possível, encerre o atendimento aos clientes e público em data anterior àquela em que você efetivamente encerrará o ano útil.

Um ou dois dias dedicados apenas ao trabalho interno podem fazer muita diferença no encerramento do ano.

6 Faça um balanço do ano

Nessa época de encerramento, é importante olhar para trás e conseguir perceber as conquistas e avanços do ano.

Mais do que pensar em termos financeiros e estratégicos da empresa, é importante para a equipe saber como foi seu trabalho durante esse período. Apresentar um balanço com pontos altos e baixos é uma ótima forma de fazer essa retrospectiva.

Pode parecer irrelevante, mas ter um momento de troca com sua equipe é importante para o amadurecimento individual e conjunto, tanto quanto para avaliar e programar o próximo exercício.

7 Agradeça

Seja como líder ou membro de uma equipe, é importante você valorizar as pessoas que estiveram ao seu lado durante o ano.

Isso vale para pessoas da equipe, de outras gestões, companheiros, amigos e parceiros de negócio.

Tome um tempo para agradecer a essas pessoas pela colaboração e apoio e renove os laços de parceria para o período que está por vir.

As vantagens que vão advir dessas etapas de organização de fim de ano são várias:

• menos estresse: você diminui as chances de ter que fazer coisas de última hora e apagar incêndios;
• menos retrabalho: a organização facilita os processos e evita falhas e erros. Em consequência, também evita você ter que refazer suas tarefas;
• mais produtividade: sabendo de antemão o que precisa ser feito, fica mais fácil estabelecer e seguir suas prioridades dentro do tempo previsto;
• mais qualidade: quando não estamos correndo contra o relógio, é mais fácil conseguir entregar suas demandas com mais qualidade;
• melhores resultados: no conjunto da obra, essas questões de desempenho significam também melhores resultados. E isso traz mais motivação e valorização do seu trabalho.

Como concluir as atividades da melhor maneira possível?

Uma das melhores formas para conseguir concluir as atividades de fim de ano é a boa e velha combinação de organização e planejamento.

É, nós já dissemos isso aqui. Mas existem plataformas que vão te auxiliar na criação de listas, metas, indicativos de prioridades nas demandas, tanto quanto a delegar funções e controlar o fluxo de trabalho.

A tecnologia, nesse caso, pode ser uma grande aliada. Por isso traremos recomendações de ferramentas que estão disponíveis online e que vão organizar e planejar sua rotina e projetos de modo mais prático e intuitivo.

Separamos três das ferramentas gratuitas de organização e planejamento mais utilizadas (e amadas) para você experimentar:

1 Trello

O Trello foi criado com inspiração no modelo de organização Kanban, visando auxiliar no gerenciamento de projetos.

Nele, cada quadro é chamado de board, e, em cada board, existem listas em que podem ser adicionadas tarefas. Ele também permite a visualização de quais precisam ser executadas e o nível de prioridade.

A mobilidade é um dos benefícios do Trello, já que nesses boards é possível mover os itens, copiá-los ou compartilhá-los entre as colunas disponíveis. O que é ótimo, por exemplo, para indicar avanços em projetos.

O Trello está disponível em versão para computador e também para dispositivos móveis (Android e iOS).

2 Asana

O Asana nasceu para facilitar a conclusão de tarefas que precisam de equipes integradas na sua realização.

Além de possuir as versões para mobile (Android e iOS), ele facilita a organização de listagem de tarefas, lista de pendências, organização mais complexa de projetos e também de lembretes e solicitações.

Através dele é ainda possível acompanhar a monitorar tarefas em andamento, trocar ideias com os colaboradores da equipe e realizar comentários nas postagens.

Sua versão gratuita comporta equipes de até 15 pessoas, além de permitir o trabalho offline.

3 Notion

Se existe hype quando o assunto são aplicativos de organização, sem dúvidas o Notion está surfando alto nela!

Essa é uma plataforma com múltiplas funções e que pode unificar as diversas funcionalidades necessárias à organização de uma empresa.

Dentre elas, destacamos: calendário, anotações, tabelas, gráficos, imagens e grades.

O interessante é que ele funciona como um grande site com layout totalmente personalizável, em que você pode criar páginas e vincular umas às outras.

Além disso, é possível compartilhar documentos, arquivos e informações para edição de outras pessoas e compartilhar páginas específicas como se fossem uma página web.

O Notion pode ser utilizado na versão online, mas existe também aplicativo para uso no computador e para aparelhos móveis, com as mesmas funcionalidades da versão para computador.

Agora que você já sabe os ideias basilares para se organizar nesse fim de ano e também tem ótimas ferramentas para isso, é hora de saber

Como retomar o ritmo e começar 2023 engajado no trabalho

Quando falamos em começar bem 2023, existem algumas formas ótimas para que o ano comece com ótimo ritmo, sem demandas sendo atropeladas ou esquecidas.

Um aspecto que vai te ajudar a começar o ano de forma mais produtiva, é focar nesses pequenos passos, que dão o tom para a retomada da rotina. Confira-os a seguir:

1 Atenção ao horário

É certo que depois de alguns dias em casa a vontade de chegar um pouco depois pode ser tentadora para quem tem flexibilidade de horário ou pode compensar suas horas.

Chegar no horário habitual é uma forma de ajudar o corpo e a mente a retomar o ritmo.

Da mesma forma, evitando atrasos, você não chega no trabalho já com pendências e incêndios te esperando. Você tem tempo para chegar, se organizar e verificar as prioridades do dia.

2 Tchau, procrastinação!

É certo que esse é um problema em qualquer época, mas no começo do ano pode ser mais problemático, já que vai atravancar o ritmo de todas as suas atividades futuras.

Sabe aquelas demandas que você sempre deixa para depois até que virem uma urgência? Intercale-as com as urgências e prioridades para logo riscá-las da sua lista de tarefas.

3 Faça pausas e cuide da sua saúde

As pequenas pausas durante o expediente são essenciais para recarregar as energias.

Sair do computador por alguns minutos, alongar o corpo, pegar água, conversar um pouco. São respiros capazes de tirar a sobrecarga e permitir que você seja mais eficiente e produtivo ao longo do dia.

Lembre-se também de cuidar da sua saúde: beba bastante água, pratique exercícios frequentemente e alimente-se regularmente.

Todas as informações são excelentes na hora de encerrar bem seu 2022 e começar seu 2023 com tudo!

Mais do que entender suas prioridades e saber organizá-las, gerir bem seu tempo trará resultados fantásticos para seu trabalho. Se você precisa saber mais sobre o tema, recomendamos a leitura deste artigo e, claro, acompanhe o blog Profissas, que traz sempre os temas mais necessários e atuais!