Se você tem seguido há algum tempo nossa página no Facebook, deve ter percebido que um dos temas que mais nos interessa é como melhorar a produtividade.
E não é a toa. Com vários projetos em desenvolvimento ao mesmo tempo e uma quantidade absurda de informações que precisam ser estudadas e organizadas todos os dias, a nossa produtividade acaba influenciando diretamente a satisfação de nossos clientes e seguidores.
Por isso valorizamos tanto o tema, e estamos sempre a procura de novos métodos que podem nos ajudar a alcançar nossos objetivos ao mesmo tempo em que nossa qualidade de vida é preservada.
Durante essa busca, um método que nos impressionou bastante, principalmente pela sua simplicidade e eficiência, foi a metodologia ZTD.
ZTD corresponde a Zen To Done e é basicamente uma adaptação da metodologia GTD (Getting Things Done) apresentada em 2002 pelo consultor David Allen.
O método apresentado no livro Getting Things Done (traduzido em português por A Arte de Fazer Acontecer) ficou mundialmente conhecido ao sugerir que a única forma de se aumentar a produtividade de forma consistente seria através da mudança de hábitos.
O método GTD é brilhante e merece sua leitura. Mas um problema que ele não resolve completamente é como as pessoas mudam os hábitos.
O ZTD (traduzido pelo brasileiro Lucas Teixeira) resolve alguns problemas relacionados a prática do GTD, adiciona outras práticas poderosas e adapta o sistema para a “vida real”, onde os hábitos não são facilmente mudados.
Mas então, como começar?
O ZTD sugere que você adote como hábito as práticas abaixo. Porém deixa claro que você não tem obrigação de começar a fazer tudo da lista, e sim apenas aquilo que julgar ser útil para você.
Outra observação muito importante é que não se deve nunca tentar implementar todos os hábitos de uma só vez. Aliás, o principal motivo que leva as pessoas a falharem ao seguir este tipo de método é tentar abraçar o mundo, e acabam ficando sobrecarregadas e desmotivadas a continuarem.
Por isso o método ZTD diz que os hábitos devem ser aprendidos e trabalhados lentamente.
Portanto tente começar no máximo 3 práticas por mês.
Pode parecer um pouco lento e difícil, mas isso te forçará a manter a concentração em pequenas mudanças ao invés de uma “grande mudança” que acaba sendo difícil de ser alcançada.
A ordem que deve ser seguida também não importa. O importante é escolher o que melhor resolve seus problemas atualmente e se concentrar nele até que a prática se torne um hábito.
1. Capture
Carregue um caderninho, smartphone ou qualquer dispostivo que te permite registrar todos as ideias que você tem ao longo do dia. Desta forma você não deixa nada passar, e não fica ansioso com medo de ter esquecido alguma coisa.
2. Processe
Nunca deixe nada acumular. Por exemplo, tenha um plano de ação para processar todo o email que cair na sua caixa de entrada (deletar, delegar, resolver no dia X) e nunca pense em “resolver depois”.
3. Planeje
Todas as semanas planeje as principais tarefas (Grandes Rochas, segundo o autor) que devem ser realizadas antes de qualquer outra. Também utilize isso para as tarefas do dia, mês e até do ano.
4. Faça
Realize uma dessas tarefas por mês, sem distrações. Se necessário utilize aplicativos que bloqueiam os acessos em vários sites que te distraem, como Facebook e Twitter.
5. Sistema Confiável Simples
Crie listas simples e de fácil acesso que te permita verificar durante o dia todas as tarefas que ainda precisam ser executadas. Já até escrevemos um artigo sobre o Trello, que é perfeito para criar e gerenciar listas.
6. Organize
Dizem que para cada hora de organização você ganha 4 horas de produção, e para nós isso faz todo o sentido. Não tem segredo, cada coisa em seu lugar.
7. Revise
Tenha certeza de que todas as suas ações estão alinhadas com suas ações, uma vez por semana.
8. Simplifique
Procure depender o menos possível de dispositivos eletrônicos que dependem de bateria e bom funcionamento. Se possível, use apenas um bloco de notas e uma caneta para registrar tudo.
9. Crie uma rotina
Rotinas são ótimas para criar hábitos e tornar automáticas várias tarefas que precisam ser feitas, mesmo quando você não está 100% disposto.
10. Encontre sua paixão
Pode parecer clichê, mas não existe forma de ser mais produtivo do que fazendo aquilo que você ama. Afinal, quando você é apaixonado pelo que faz, seu “trabalho” deixa de ser trabalho.
Sim, sabemos que pode parecer assustador essa lista e que muitas pessoas vão pensar que nunca irão conseguir, mas é por isso que é tão importante nunca tentar fazer mais que 3 mudanças ao mesmo tempo.
Escolha as tarefas que mais lhe serão úteis e em seguida escolha por qual você vai começar. Tenha paciência e entenda que essas mudanças vão te servir para o resto da vida.
E principalmente, entenda que tudo depende de uma mudança de hábito!
Se você ainda está confuso, existem algumas dicas que podem te auxiliar no processo de mudança de hábitos:
- Torne seu compromisso público: avise o máximo de pessoas possíveis sobre seu objetivo para que o compromisso tenha maior peso na hora que você estiver tentado a desistir.
- Desafio dos 30 dias: não importa se você goste ou não, tente fazer a prática todos os dias durante os 30 dias.
- Se motive todos os dias: não há nada errado em se motivar. Procure sempre por referências e sempre se motive de alguma forma, seja por filmes, frases, músicas ou qualquer outra coisa que pareça funcionar para você.
- Registre: como dizem por aí, tudo o que é registrado pode ser controlado. Só através de um registro fiel é que você poderá realmente notar as mudanças e compartilha-las om seus amigos.
- Busque ajuda: já tentou mudar algum hábito centenas de vezes, mas nunca teve sucesso? Convide um amigo a participar desta jornada com você, pessoas para te avaliar ou até mesmos ajuda profissional é válida.
- Recompense você mesmo: muitas pessoas subestimam o poder da recompensa, mas se você parar para pensar este é o método que mais funciona com crianças e também pode ser de grande utilidade para você caso você tenha disciplina.
Se você estiver confuso com todas essas informações e achar que não vai conseguir, o método ZTD oferece uma versão “minimalista”, cujo objetivo é simplesmente implementar as quatro primeiras páticas: capturar, processar, planejar e fazer.
São práticas simples e fáceis de serem entendidas, além de precisar apenas de duas ferramentas muitos simples: papel e caneta.
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